GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

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 Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos: 
  • Definir el contenido:
  •  Introducción.
  •  Objetivos.
  • Áreas de aplicación.
  •  Responsables.
  • Políticas.
  •  Descripción de las operaciones.
  • Formatos.
  •  Diagramas de flujo.
  • Terminología.
  • Recopilación de información.
  • Estudio preliminar de las áreas.
  • Elaboración de inventario de procedimientos.
  • Integración de la información.
  • Análisis de la información.
  • Graficar los procedimientos.
  • Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
  • Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
 Las fuentes de información más comunes son: 
  • Archivos de la empresa.
  • Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
 Los métodos para compilar la información son:
  • Encuestas.
  • Investigación documental.
  • Observación directa.
 Recomendaciones generales de presentación   La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a.       Logotipo.
b.       Nombre de la empresa.
c.        Lugar y fecha de elaboración.
d.       Responsables de la revisión y autorización.
e.       Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f.         Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.
g.       Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.
h.        Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
i.          Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.
 



Revisión, aprobación, distribución e implantación


Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.      

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

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DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO SEGÚN AUTORES

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            Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción mas bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".(p. 28) Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61). Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización". (p.54) Para Melinkoff, ( op.cit ) conceptualiza que: ...
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CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

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Mellinkoff, ( op.cit ) describe las siguientes características de procedimientos: No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática. Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones. Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos: Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53)
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DEFINICION DE MANUAL

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